Combien coûte la gestion d'une salle municipale ?

Vous vous apprêtez à construire, rénover une salle municipale, publique, voire privée ? C’est l’occasion de vous poser les bonnes questions et d’anticiper tous les coûts incompressibles. Dans cet article, nous identifions pour vous tous ces coûts cachés afin de prendre les bonnes décisions et anticiper le meilleur mode de gestion. Ne nous en voulez pas de grossir un peu le trait, l’exercice n’est pas facile ! Espérons que ces quelques réflexions pourront vous aider à mieux gérer la location de votre salle des fêtes.

Les équipements disponibles

Plus vous aurez d’équipements, plus les risques de panne seront nombreux. Une cuisine peut ainsi vous obliger à assurer quelques frais supplémentaires ainsi qu’un système de sonorisation ou de projection vidéo. Plus vous aurez de matériels associés à votre location, plus votre caution devra être élevée pour compenser les frais de réparation éventuels. N’hésitez pas à proposer plusieurs cautions pour les différents équipements. Vos locataires le comprendront tout à fait.

Les services fournis comme le nettoyage

Une prestation de ménage est souvent nécessaire pour maintenir l’état de propreté de votre équipement. Malgré les conventions signées, on est souvent déçu du ménage réalisé les lendemains de soirée … arrosée ! En plus du ménage réalisé par vos locataires, comptez donc plusieurs heures par mois de ménage par le biais d’un prestataire extérieur pour maintenir un niveau correct. Pour information, les sites professionnels estiment qu’il faut environ 2 minutes par m2 au sol pour l’entretenir convenablement. Pour une salle de 300m2, comptez donc une dizaine d’heures par mois, soit un forfait de 250 à 300 euros environ.

Les politiques de tarification

Il est délicat de trouver un prix moyen de location puisque chaque salle est différente et de nombreux facteurs influent sur le prix d’une réservation. Nous constatons tout de même que beaucoup de collectivités estiment ne pas louer assez cher leur espace mais n’assument pas d’augmenter ce qu’elles considèrent presque comme un service public. Pour caricaturer, partez du principe que votre salle n’est pas assez chère ! Votre salle est de qualité, elle ne doit pas être bradée !

Le salaire du personnel chargé de la maintenance et de la gestion des réservations

Un fonctionnaire territorial coûte en moyenne 35K € par an. Ce montant varie évidemment en fonction de l’expérience, des compétences, du secteur géographique. En appliquant un pourcentage assez simple sur son temps de travail affecté à la gestion, vous optez pour un coût approximatif annuel. Dans une petite commune, la gestion des salles représente un pourcentage très faible du temps de travail de l’agent (3 à 5%). Dans une commune disposant de nombreuses salles et d’un grand nombre d’associations, ce temps augmente considérablement puisque chaque occupation entraîne nécessairement la signature d’une convention, l’encaissement du paiement, l’état des lieux. Vous pouvez aussi confier à une association la gestion totale en échange d’une subvention de fonctionnement. C’est assez peu développé.

Les coûts d'entretien des installations

Il est assez compliqué voire impossible d’estimer le coût annuel d’entretien par m2 d’un bâtiment public. Celui-ci varie en fonction de l’âge du bâtiment, de son utilisation, de son emplacement, de sa confection. S’il est recommandé de faire des travaux importants régulièrement (les grandes rénovations), un coût annuel est à prévoir pour les petites réparations qui permettent au bâtiment de tenir plus durablement. Pour imaginer le coût réel, reprenez vos 5 derniers budgets et additionnez les montants affectés à cette dépense. Il serait délicat selon nos informations d’y consacrer moins de 50 euros par m2 de surface au sol … Soit 15 000 euros pour une salle de 300m2 environ.

Les dépenses liées aux services publics comme l'électricité et l'eau, ainsi que d'autres frais administratifs.

Pour une salle contenant 100 personnes, la surface au sol est estimée à 250m2 environ. Il est généralement recommandé de consacrer une surface de 2 à 2,5m2 par visiteur. L’espace polyvalent est souvent assez haut de plafond et mal isolé. Les nombreuses ouvertures (puits de lumières, hall d’accueil) entraînent une déperdition énergétique significative. Le système au gaz est privilégié. Tenant compte de ces contraintes (vaste surface à couvrir, isolation parfois approximative, etc.), il est souvent nécessaire de chauffer la veille pour le lendemain pour atteindre la température souhaitée, ce qui induit une facture à plus de 150 euros par jour d'utilisation. On ne chauffe pas à chaque évènement bien entendu car l’été finit toujours par arriver.

La consommation d’eau n’est pas à négliger non plus ! Vous allez sourire mais un passage au toilette consomme près de 9 litres d’eau. Si chaque visiteur passe deux fois au petit coin lors de sa soirée, ce sont près de 1800 litres qui disparaîtront en quelques heures, soit presque le m3. On sait que la tonne d’eau coûte 4,3 euros en moyenne en France (abonnement compris). La facture annuelle peut donc être … salée à 10 euros la soirée ! :) Si ces calculs vous semblent approximatifs, ils vous alertent tout de même sur le coût non négligeable des fluides qui sont … en constante augmentation.

Nous arrivons au bout de la lecture de cet article et c’est l’heure des grands calculs. Nous simplifions au maximum car nous imaginons que la plupart de nos lecteurs sont issus de petites communes.

En résumé, pour une salle moyenne (300m2) d’un village, chaque soirée de location vous coûtera 393 euros.

Et voici les détails de notre calcul savant :

• 5% du temps d’un agent, soit 1750 euros l’année, soit 25 euros par soirée de location
• 10 euros d’eau par évènement
• 150 euros de chauffage par jour en moyenne
• L’amortissement de 50 euros par m2, soit 12 500 euros, soit 178 euros d’amortissement d’entretien par location (avec 70 locations dans l’année).
• Quelques dizaines d’euros de ménage en plus par location (30 euros)

Étonné ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter davantage de notre solution https://sallepublique.fr/ et des gains que vous pourriez réaliser.